Présentation de mon choix de stage :

Depuis mon entrée au collège, je m'intéresse beaucoup aux mathématiques. C'est pourquoi j'ai décidé d'effectuer mon stage au sein du service Achat de la société Auxilia Médical. 

Ne sachant pas encore vers quelle voie me diriger, je profite de cette expérience pour découvrir le domaine de la Gestion Administrative. Ainsi, à la fin de cette semaine je pourrais me rendre compte de la difficulté du poste et préparer mon avenir.

A short introduction

At school, I like mathematics then  I decided to choose my training course according to this way. That's why I went to the service Purchase  in the company Auxilia Médical. I so discover the life in company, it's advantages ans its inconveniences.

Présentation of the Company

I discover the world of the work thanks to the company Auxilia Médical to Maxéville. The company was create by Mister Alliotte in 1995. Auxilia Médical is providor of Médical services at home. There are six agencies in the east of France: Nancy , Strasbourg, Troyes , Metz , Forbach et Boulogne sur Mer.

The company realizes its services in the Respiratory domain. These services are regulated by the BPDO. For every service is  assured :

-Installation of the Respiratory equip

-Régular visits

-Demanding 24h/24h ,every day

A follow-up personalized by the patient is realized. There is three means to equip a patient with it respiratory assistance

Oxygène cylinders

Concentrator

Liquid oxygen







The service Purchase assures the supplying of machins in stock.

1er jour : visite de l’entreprise et présentation de mon équipe de travail

À mon arrivée à l’entreprise à 9h, j’ai été accueillie par Mlle Aurélie LUCE, Assistante Gestion, ma tutrice de stage. Elle m’a fait visiter les locaux et m’a présentée à toute l’équipe d’Auxilia Médical avec qui j’allais travailler tout au long de la semaine.

                                                          

Elle m’a ensuite expliqué les différents postes et leurs utilités. Je n’ai pas pu tout retenir alors, avec son aide, j’ai construit un organigramme :

Organigramme Service Achat-Maintenance

L'après-midi, Aurélie m'a expliqué en quoi consistait son travail au sein de l'entreprise : elle s'occupe de toute la gestion des véhicules de l'entreprise, des fournitures de bureau, du rapprochement des factures et des destructions matérielles dans la base interne.

Ma première tâche au sein du service fut de faire le rapprochement des factures fournisseurs pour le matériel et le consommable

Méthode de travail :

Afin de faciliter le classement j’ai d’abord ordonné les factures par ordres alphabétique.

Ensuite j’ai recherché dans les classeurs les commandes correspondantes aux factures fournisseurs.

Dans un premier temps, il faut agrafer les documents dans l’ordre suivant : facture, bon de commande et bon de livraison (photo ci-dessous).

Et saisir les factures dans le logiciel interne : Auxilog. Ce qui permet de connaitre le numéro de facture de chaque machine et de chaque lot de consommable.

Enfin quand j’ai terminé cette mission, j’ai transmis les factures au Responsable de Service pour qu’il puisse les valider.

J'ai trouvé ça très intéressant de voir tout le travail qui est fait derrière chaque commande, surtout dans une grande entreprise. Mais c'est un travail très long et difficile qui m'a occupé presque toute l'après-midi.

J'ai trouvé que cette 1ere journée était intéressante, j'ai appris beaucoup de choses sur la vie en entreprise et les responsabilités à prendre pour gérer certaines choses.

2ème jour :

Le matin du 2ème jour, Aurélie m'a montré le fonctionnement de la préparation de la comptabilité Analytique des factures Shell.

Elle m'a ensuite laissé la matinée pour appliquer toutes les explications qu'elle m'avait fournies.
 

Méthodes de travail :

Afin de faciliter l'enregistrement comptable des factures, j'ai travaillé sur le logiciel Excel.
Ensuite j'ai repéré la date et le numéro de la facture pour les changer dans les classeurs.
Enfin j'ai saisi les montants indiqués sur la facture par Carte Shell (Nominative).
Puis quand tous les montants sont saisis et vérifiés, j'ai envoyé le ficher au service comptabilité pour qu'il l'enregistre dans le logiciel de comptabilité.
 

Grâce à cette tâche j'ai pu apprendre à utiliser les outils qui me seront nécessaire pour mon futur métier et comprendre le fonctionnement de la comptabilité analytique.
 

L’après-midi, nous avons préparé l’attribution d’un véhicule type Renault MASTER qui devait partir le lendemain pour Strasbourg

En effet, nous avons fait un état du véhicule et nous avons préparé les documents suivants pour le conducteur :

-         Carte Grise

-         Carte d’entretien

-         Carnet d’entretien et guide d’utilisation

-         Double de clé

-         Carte Verte

De plus, j’ai préparé dans la cabine conducteur : un kit sécurité (comprenant une trousse de secours, un triangle et un gilet) et une boîte d’ampoule.

Enfin, nous avons stické le véhicule avec le Logo Auxilia Médical.

Grâce à cette mission, je me suis rendue compte que le poste d’Assistante Gestion est très polyvalent. J’ai beaucoup aimé cette après-midi car nous avons travaillé en extérieur et nous avons pu rencontrer les livreurs qui rentraient de tournée. Ils ont pris le temps de m’expliquer leur métier et j’ai compris qu’il y avait un grand respect pour les patients traités. Ce fut une journée riche en rencontres.

3ème jour :

Le matin du 3^ème jour, Aurélie m’a demandé de traiter les commandes de fournitures de bureau qui doivent être faites deux fois par mois.

La société Auxilia Médical  travaille avec le fournisseur Lyreco. J’ai donc passé quatre commandes pour les agences.

Méthodes de travail :

Les agences et services de la société envoient sur un bon de commande interne leurs commandes de fournitures à Aurélie.

Ensuite, il faut se connecter sur le site : www.lyreco.fr car toutes les commandes sont faites via internet.

Puis il faut suivre  la procédure :

-sélectionner l’adresse de livraison

-saisir les références et choisir les quantités

-vérifier le panier

-valider la commande

Comme il me restait un peu de temps avant la pause de midi, j’ai été chargé d’appeler tout une liste de fournisseurs pour connaitre le montant du franco de port.

Cette expérience m‘a aidée à devenir plus à l’aise au téléphone et de voir les nombreux fournisseurs avec qui travaille la société Auxilia Médical.

L'après-midi, j'ai fait de la destruction matériel :

Non, je n’ai pas détruit des machines au marteau …

En réalité, lorsque les appareils respiratoires sont hors service, ils sont détruits physiquement pour ne pas être réutilisés. Lors de la destruction, les machines sont saisies manuellement sur un PV de destruction par les agents de maintenance.

Les PV en main, j'ai pu procéder à la destruction des machines dans la base : Auxilog. Il y a un outil dans le logiciel dédié à cette tâche. Je devais inscrire dans le module de destruction la date du jour, le stock d'où venait la machine et son numéro. Certains problèmes sont apparus et j'ai dû les résoudre en appelant les assistantes et en prenant des décisions.

Module de destruction Auxilog :

J’ai aimé cette tâche car elle m'a permis de prendre seule des initiatives et de me rendre compte de l’impressionnant stock de machines que gère l’entreprise.

 

4ème jour :

Tout d’abord avec Aurélie nous avons traité le courrier réceptionné et classé les documents.

Puis la commande de fournitures que j’avais passée la veille a été livrée et nous l’avons vérifiée avec le bon de commande et le bon de livraison.

Une fois les vérifications éffectuées, nous avons distribué les commandes aux services concernés.

Et enfin nous avons classé les documents dans le classeur de commande.

Les commandes de fournitures

La comptabilité nous a transmis de nouvelles factures que j’ai traitées de suite en suivant la procédure du rapprochement de facture. J'ai terminé cette tâche en milieu d'après-midi.

A peine avais-je fini de traiter les factures que le service des Ressources Humaines m’a demandé mon aide pour préparer l’envoi d’un courrier destiné aux salariés. 

Ce fut un après-midi chargé car peu après, l’atelier m’a demandé de saisir un PV de destruction manuellement afin de faire gagner du temps à l’agent de Maintenance.

Pour finir, la comptabilité m’a transmis une commande de fournitures très urgente à traiter le plus rapidement possible que j’ai terminée juste avant de partir.

Cette journée m’a appris à travailler dans l’urgence et à fournir mon aide à d’autres services comme les Ressources Humaines ou l’atelier.

5eme jour :

Le matin de mon dernier jour de stage, Aurélie m'a laissé avec Thomas pour retracer le chemin d'une machine sale à son retour à l'entrepôt.

Lorsqu'une machine revient de chez un patient, elle est considérée comme sale. Elle est d'abord stockée dans un hangar. Ensuite on nettoie dans un laboratoire l'intérieur et l'extérieur de la machine avec de l'alcool. J'ai donc aidé Thomas à nettoyer la machine. Pendant ce temps il m'a expliqué son fonctionnement. C'est un concentrateur, il récupère de l'air et grâce à un  tamis à la zéolite (un minérale qui retient l’azote) il ne garde que l'oxygène. Il le diffuse ensuite grâce à un tuyau.

J'ai trouvé très intéressant de voir l'intérieur d'une machine et son fonctionnement.

Ensuite la machine doit être désinfectée. On la place dans une salle de désinfection où un robot tourne et diffuse du produit désinfectant pendant 30 minutes. A la fin de cette opération on vérifie qu'elle a bien été désinfectée grâce à de petites bandes de papier que l'on a placées avant et qui se colorent selon l'efficacité. Puis quand tout est vérifié on la teste pour voir si elle est toujours apte à l'utilisation. Quand toutes ses étapes sont réalisées la machine est prête pour un nouveau patient. 

La blouse et les gants sont obligatoires dans le laboratoire

Le concentrateur ouvert

Thomas qui nettoie la machine

La salle de désinfection et le robot qui propage le désinfectant

En fin de journée j'ai fait l'affranchissement de 700 cartes de voeux pour les patients. Cela consiste à les passer une par une dans une machine qui imprime le timbre directement sur l'enveloppe. 

Pour mon départ j'ai distribué à toute l'équipe des croissants et des pains au chocolat que j'avais acheté comme cadeaux de remerciement pour cette semaine de stage. Après que tout le monde ai fini de manger j'ai fait mes adieux avec beaucoup de regret.

Bilan de mon stage

Tout d'abord j'aimerais remercier toutes les personnes qui m'ont aidé lors de ce stage pour leur gentillesse et pour le temps qu'il m'ont consacré malgré leur travail.
Cette semaine a été très riche en rencontres et en découvertes qui m'ont aidé à avoir une meilleure vision du monde du travail, qui est beaucoup plus fatiguant que je ne le pensais.
Maintenant je sais qu'être Assistante Gestion au sein d'une grande entreprise ce n'est pas seulement appliquer des consignes mais c'est aussi agir et prendre des responsabilité quand il le faut. C'est aussi beaucoup de travail.
Pendant cette semaine je me suis rendue compte que je ne choisirai sûrement pas ce genre de métier pour mon avenir car il est trop basé sur le secrétariat. Je préférerais un poste plus en relation avec les mathématiques en général.
Mais cela restera quand même un très bon souvenir et de très belles rencontres que je n'oublierais pas .